Hoe gaat de wijkraad met meldingen en klachten om?

In de afgelopen jaren heeft het bestuur van de wijkraad veel ervaring met het behandelen van door bewoners ingebrachte problemen opgedaan. Vanuit deze ervaring heeft het bestuur geconcludeerd dat wil je als wijkraad optimaal je naar de wijkbewoners presenteren en hun belangen behartigen, je niet ontkomt om aan je bewoners aan te geven hoe je met meldingen en klachten omgaat. Dit zelfde geldt ook voor de manier waarop je met je gesprekpartners zoals de gemeente het overleg pleegt. Kortom als wij als wijkraad duidelijk aangeven hoe we met meldingen en klachten omgaan, weet zowel de indiener van de melding als zowel de gesprekspartner wat we van elkaar kunnen verwachten. De afgelopen twee jaar is door het bestuur van de wijkraad een werkwijze ontwikkeld waarin beschreven staat hoe we met de melding omgaan. In die zelfde periode is deze werkwijze getoetst aan op dat moment actuele meldingen en klachten. Deze waren de ene keer simpel en makkelijk oplosbaar. Maar ook grote projecten zoals herinrichten van speelvoorzieningen zijn aan de hand van deze werkwijze behandeld. De werkwijze is beschreven in een protocol. In de onderstaande tekst de werkwijze volgens het protocol nader toegelicht.

Verschillende fasen binnen de behandeling van uw melding.

Binnen dit protocol worden een aantal fases benoemd. Deze fases zijn:

1. ONTVANGSTFASE: In deze fase wordt de melding door de wijkraad ontvangen en beoordeeld of deze door wijkraad in behandeling kan worden genomen. Toetsing vindt plaats op juridische aspecten en of melding elders moet plaats vinden.

2. OVERLEGFASE: In deze fase treed de wijkraad in overleg met de officiële instanties. Dit kan bijvoorbeeld de gemeente of politie zijn. In dit overleg wordt gezocht naar uitvoerbare oplossingen en haalbaarheid.

3. INVENTARISATIEFASE: Deze fase is alleen van toepassing indien meerdere oplossingen mogelijk zijn. In deze fase wordt overleg met bewoners bekeken welke oplossing gewenst is. Aansluitend zal wederom overleg met de officiële instanties plaats vinden.

4. TOETSINGSFASE: In deze fase wordt het draagvlak van de definitieve oplossing bepaald. Hiervoor worden direct betrokken bewoners gevraagd naar hun mening. Indien deze unaniem is zal de officiële instantie worden verzocht om de oplossing uit te voeren.

Het toetsen van het draagvlak vanuit betrokken bewoners kan door leden van de wijkraad maar ook door wijkbewoners plaats vinden. De methode waarmee het draagvlak door de wijkbewoners wordt vastgesteld, wordt in nauw overleg met de wijkraad bepaald. Middelen voor het toetsen van het draagvlak kunnen zijn bewonersbrieven waarin om reactie wordt gevraagd, vragen formulieren, mondeling tijdens voorlichtingsbijeenkomsten. Maar ook in de lokale media zal om uw mening kunnen worden gevraagd.

Hoe lang duurt de behandeling van een melding?

Om alle fases en het moment van uitvoering te doorlopen, dient de melder zich te realiseren dat de doorlooptijd kan oplopen tot een aantal maanden. Reden is dat afhankelijk van de oplossing, deze dient te worden behandeld in het college van Burgemeester en Wethouders. Tevens kan een bezwaartermijn van 6 weken worden afgeroepen. Ter verduidelijking, een aanpassing van een simpele verkeerssituatie neemt al snel 3 maanden in beslag. Zogauw de benodigde financiële middelen om de oplossing te realiseren niet in de jaarbegroting van de gemeente is opgenomen, is de doorlooptijd minimaal 1 jaar. Voor verdere details van het protocol, verwijzen wij u naar de volgende pagina's:

stroomschema enkelvoudige oplossing.

stroomschema meervoudige oplossingen.

Heeft u opmerkingen of vragen betreffende de werkwijze en het gehanteerde protocol, kunt u middels contact uw vraag stellen bij de wijkraad.

Cees Zwaal

Voorzitter Stichting Wijkraad West 2
Wijkbewoners